IT itu mahal? Sistem Informasi mungkin mahal...

Dear all,

Beberapa waktu lalu, ada mahasiswi saya yang nanya "Kenapa IT itu mahal pak? Sehingga banyak implementasi yang tidak berhasil". Menurut dia, sebagian besar temen-temennya juga berpendapat seperti itu. Kemudian setelah melalui beberapa diskusi, baru saya tahu bahwa temen-temennya tadi bertanya begitu karena mereka menganggap IT adalah koneksi Internet. Hmmmm tidak bisa disalahkan sih pendapat seperti itu.

Sebenarnya IT itu tidak hanya koneksi Internet saja. Bisa kita lihat, komponen di IT bisa terdiri dari: Software, Hardware, Network dan Database. Jadi koneksi Internet bisa kita masukkan ke Network, yang memang mahal kalau di negara tercinta kita ini. Tapi apakah koneksi Internet selalu digunakan di semua perusahaan? Jawabnya adalah TIDAK, karena di sebagian besar perusahaan, Internet saat ini hanya digunakan sebagai kanal (channel) untuk berinteraksi dengan pelanggan atau partner, belum digunakan utk mendukung integrasi antar perusahaan. Jadi tanpa Internet pun, perusahaan akan bisa beroperasi dan berkompetisi dengan baik. Yang lebih utama di komponen IT justru di Software (aplikasi Keuangan, Kepegawaian, Pergudangan dll), Harware (PC, notebook, printer dll), Network (Local Area Network dan Wide Area Network), Database (database keuangan, inventory, customer dll) utk mendukung operasional perusahaan tsb.

Kembali ke istilah IT, banyak orang salah menafsirkan bahwa IT adalah Sistem Informasi. Padahal IT itu hanya satu bagian dari sesuatu yg lebih kompleks yang disebut Sistem Informasi. Kalau kita bicara ttg penerapan di perusahaan, sebenarnya kita bicara tentang Sistem Informasi. Dimana Sistem Informasi itu terdiri dari:
1. Business Process
2. Information Technology (Hardware, Software, Network, Database)
3. People (System Owner, System User, IS Specialist)
Dari gambar yg saya ambil dari buku Intro to IS karangan James A. O'Brien, McGraw-Hill 2007 di atas, terlihat biaya terbesar rata2 utk penerapan Enterprise System adalah utk Business Process Re-engineering (BPR). Terlihat kontribusi IT sendiri yg terdiri dari Software & Hardware sebesar 27%. BPR sendiri merupakan kegiatan dari perusahaan utk menyesuaikan Business Process-nya ke Best Practice dari suatu industri tertentu. Dimana para pengguna (user) harus melakukan perubahan dalam cara bekerja mereka, yg merupakan hal yg terberat karena sudah bisa bekerja dg pola lama selama bertahun-tahun. Perusahaan banyak mengeluarkan biaya karena harus menyewa konsultan2 yang terkenal seperti Accenture, IBM-PriceWaterhouseCooper, Cap Gemini dan lain-lain.

Berikut itu jangan lupakan biaya yang harus dikeluarkan dalam mengelola People sebagai komponen yang paling sulit kita kendalikan. Change Management yg terarah, meliputi sosialisasi, pelatihan, mentoring, motivasi bagi pengguna dll pun memberikan kontribusi biaya juga bagi perusahaan tersebut. Sering kali bahkan penolakan dari pengguna (user) akan memberikan beban dari manajemen dalam rangka penerapan Sistem Informasi tersebut.

Sedangkan biaya yg dikeluarkan utk Hardware sendiri saat ini sudah sangat terjangkau, karena teknologi sudah semakin mature dan terstandarisasi. Bahkan beberapa perusahaan sudah melakukan Outsourcing atau sewa PC agar bisa lebih simpel dalam pengelolaannya. Software utk kebutuhan bisnis makin beragam dan terstandarisasi sehingga makin terjangkau harganya, bahkan gratis kalau menggunakan Open Source Software (OSS) spt Linux, OpenOffice dll. Tekonologi jaringan mudah didapat, bahkan untuk membangun sebuah LAN sederhana, biayanya sangat terjangkau (hub/switch bisa dibawah 500 ribu + kabel2). Pengembangan database pun makin mudah didapat, karena banyak pilihan di DBMS Application spt MS SQL, Oracle atau OpenSource DBMS spt MySQL, PostgreSQL dll.

Jadi sebagai kesimpulan, biaya yang dikeluarkan dalam rangka penerapan Sistem Informasi bisa mahal karena ada komponen-komponen yg tidak diperhatikan dengan baik dari awal. Perencanaan yang asal2an akan mengakibatkan pemetaan Business Process tidak maksimal, bahkan hanya membuang biaya saja. Setelah dikembangkan sistem tsb, tidak dibarengi dengan strategi Change Management yg tepat sehingga komponen People tidak bisa mengikuti atau seirama dengan Sistem-nya. Utk komponen IT, sdh mulai terjadi standarisasi dan kematangan (mature) sehingga makin mudah kita utk mencari alternatif yang terjangkau harganya. Internet? Itu hanya bagian dari Network, dimana Network merupakan bagian dari IT yg mana IT jg merupakan bagian dari Sistem Informasi itu sendiri. Mungkinkah perusahaan berjalan tanpa Internet? Sangat mungkin sekali, kalaupun dibutuhkan paling hanya utk komunikasi dengan email, chat, website dengan koneksi minimal dengan biaya 100-200 ribu per bulan. Semoga memberikan pemahaman baru, terimakasih. Salam, surahyo.