Thursday, November 16, 2006

Kenapa butuh Master Plan Pengembangan Sistem Informasi?

Dear all,

Selasa tgl 14 Nov lalu saya dan asisten pergi ke Semarang dalam rangka bertemu dengan direksi dari suatu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan. Tujuan dari meeting tersebut utk membicarakan pembuatan Master Plan Pengembangan Sistem Informasi (SI) bagi perusahan tersebut. Seperti biasa, kami ingin mendapatkan masukan sebanyak mungkin mengenai keinginan dari pihak manajemen tentang Sistem Informasi tersebut. Tapi yang lebih penting lagi adalah bagaimana Visi dan Misi perusahaan bisa diterjemahkan dengan baik di dalam Master Plan SI tersebut.

Banyak kasus yang terjadi di lapangan, perusahaan/organisasi tidak mempunyai Master Plan SI dan langsung mengembangkan Sistem Informasi (SI) dengan bantuan Staff TI internal maupun dengan Vendor (external). Kemudian yang terjadi adalah suatu pengembangan Sistem yang sifatnya tambal sulam. Ketika ada suatu kebutuhan baru, maka dibuatlah satu solusi utk kebutuhan tsb. Dalam jangka pendek, sepertinya terjawablah masalah tsb, tapi dalam jangka panjang akan terlihat ketidakselarasan integrasi informasi antar bagian/divisi. Sehingga pihak manajemen akan sangat sulit sekali untuk bisa memanfaatkan output dari sistem tsb. Belum lagi, para staff yang sehari-hari menggunakan sistem tsb akan merasa kesulitan karena sistem hanya bisa mengakomodasi kebutuhan mereka saja.

Hal itu mengakibatkan sering ditemuinya pulau-pulau SI di suatu perusahaan, dan jika perusahaan berkembang lebih besar, semakin sulit untuk mengintegrasikan antar sistem tsb. Lebih parah lagi, ada juga suatu divisi/bagian dari perusahaan tsb yang merasa kecewa dg sistem yg disediakan perusahaan dan mereka membeli/mengembangkan sendiri sistem utk kebutuhan mereka saja. Hal ini menyebabkan koordinasi dan kontrol ke sistem semakin sulit bagi pihak manajemen. Saya berkali-kali menemui kasus dimana kami harus melakukan Reverse Engineering untuk bisa memahami apa dan bagaimana SI itu bekerja di suatu perusahaan, dengan tujuan utk bisa membuat Master Plan karena pihak Manajemen maupun User sudah menyerah pada kondisi yang ada. Suatu hal yang sulit dan menantang untuk bisa membongkar, menganalisa dan menyusun ulang satu SI yang sudah berjalan cukup lama.

Untuk itu, sangat terasa pentingnya kita dalam membuat Master Plan sebelum mengembangkan suatu sistem. Dapat dianalogikan bahwa sangat riskan kalau kita membangun rumah tanpa gambar rencana pembangunan, sehingga pada saat dipakai, tidak bisa memuaskan pemakainya. Bahkan kalau mau dikembangkan lagi, terjadi banyak masalah. Banyak tenaga dan biaya yang pasti akan dikeluarkan untuk membuat rumah kita menjadi 2 lantai, kalau pada awal pondasi-nya tidak disiapkan utk rumah 2 lantai. Begitu juga Sistem Informasi, tetap membutuhkan suatu perencanaan yang bagus di awal.

Tapi kenapa banyak perusahaan tidak mau membuat Master Plan SI? Karena pekerjaan ini bisa jadi pekerjaan yang sulit dipahami karena keterbatasan knowledge dr pihak manajemen thd SI, atau juga karena tidak merasa hal ini adalah hal penting. Lebih parah lagi, kalaupun punya Master Plan, pekerjaan ini diserahkan ke pihak pengembang sistem (vendor) sehingga Master Plan tsb hanya mengakomodir kepentingan vendor SI bukan menyesuaikan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Sehingga slth berjalan sekian tahun, terlihat SI mulai kerepotan menyesuaikan dengan kebutuhan2 perusahaan tsb.

Master Plan SI adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan SI di perusahaan tsb, yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan2 yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa susahnya kita menyesuaikan hal itu thd kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan. Tiap berapa bulan ada upgrade versi terbaru suatu software dengan fitur yang lebih bagus, ada hardware yang lbh cepat dan murah, dan lain2nya. Begitu juga, ketika perusahaan berkembang lebih besar atau lebih kecil, merger atau akusisi, dan isu-isu lain, apakah SI mampu mengikuti hal2 tsb?

Demikian sedikit uneg2 saya, karena sering gemes juga kenapa banyak perusahaan/organisasi baik yang profit-oriented maupun nirlaba termasuk pemerintahan, tidak menganggap penting terhadap kebutuhan pengembangan Master Plan Sistem Informasi. Di lain waktu, saya akan cerita lagi hal-hal yang menarik ttg isu ini. Semoga bermanfaat buat pembaca.

7 comments:

Atok said...

Sangat setuju apa yang dipaparkan oleh Pak Rahyo, seringkali master plan TI masih diasumsikan dengan blueprint atau cetak biru. Secara arti kata mungkin ada kemiripan yaitu sama-sama sebagai suatu perencanaan. Dalam bidang TI blueprint adalah salah satu bagian dari masterplan, dimana blueprint lebih bersifat teknisnya. Masterplan merupakan suatu perencanaan yang meliputi strategis kebijakan berdasarkan penjabaran dari visi dan misi perusahaan yang kemudian menghasilkan suatu perencanaan TI dengan disesuaikan kebutuhan dan faktor eksternal seperti lingkungan usaha baik dari pemasok maupun pelanggan serta faktor dari internal perusahaan sendiri dilihat dari faktor sumber daya dan tidak ketinggalan juga faktor perkembangan TI ke depan. Dari hasil tersebut akan menghasilkan suatu perencanaan dan kebijakan yang di dalamnya terdapat suatu investment plan yang akan menuntun perusahaan menggunakan TI sesuai dengan kemampuan finansial dan faktor-faktor yang disebut diatas sehingga akan dapat menghasilkan TI yang efesien dan efektif dan tidak akan ada lagi pulau-pulai SI seperti yang banyak terjadi di perusahaan atau organisasi sekarang ini. Setelah itu baru dijabarkan lebih detail lagi ke dalam bentuk blueprint yang akan menjelaskan proses suatu aplikasi atau sistem yang akan dikembangkan sesuai masterplan yang telah dibuat terlebih dahulu. Seperti Pak Rahyo katakan bahwa masih banyak yang membuat masterplan tetapi yang terjadi adalah pengembangan sistem yang dibuat berdasarkan “masterplan” yang mereka sebut dimana sebenarnya adalah blueprint yang dibuat hanya berdasarkan kebutuhan sesaat saat itu, bukan berdasarkan dari penjabaran misi dan visi perusahaan. Jika pemahaman saya ada kekeliruan atau tidak tepat mohon diberi ralat, terima kasih.

st. wisnu wijaya said...

saya setuju dengan pendapat Pak Rahyo, dan beberapa informasi penting sbb:
Menegnai master plan sistem informasi kita dapat mengacu pada konsep zachman framework yang merupakan kerangka kerja dalam memabngun enterprise architecture. Untuk membuat rencana strategis SI kita dapat mengacu pada pola yang dirumuskan oleh John Ward. Kedua konsep tersebut menjadi acuan bagi banyak industri.

Salam,

St. Wisnu Wijaya

Bagus said...

wah...terima kasih atas tulisan bapak. sangat membantu untuk kuliah saya sekarang sebagai bahan referensi tugas saya... ^_^
ternyata Sistem Informasi itu sangat rumit y...
sepertinya bapak menekuni bidang SI ya??
saya juga punya niat untuk mendalami bidang SI, harus sering2 liat tulisan bapak yang lainnya nih...heheehe...
bapak punya e-book tentang SI pak??
boleh saya minta?? ^_^
kalau ada tolong kirim ke e-mail saya di ke_bagus_an@hotmail.com
ga maksa lho pak...terima kasih ya...

Surahyo Sumarsono said...

Makasih mas, silahkan dipakai saja. Utk e-book ada bbrp sebenarnya, lebih enak lagi kalau bisa bertemu dengan saya. Saya suka lupa kalau lwt email krn saking banyaknya yg hrs dibalas hehehe...

budiman said...

kebetulan saya sedang diberi tugas oleh perusahaan untuk membuat IT Long Term Plan, mungkin sama dengan IT Master Plan ya ... nah, apakah ada referensi atau contoh IT Master Plan tersebut? Terim kasih

DeDi said...

pak yayok, terus dimana saya, seorang PNS bag IT, harus belajar cara membuat masterplan tersebut? at least adakah best practice yang bisa dijadikan contoh? (open source hehehe)

Novedy Yusufwan said...

Wahh.. terimakasih sekali atas info tulisan bapak sangat membantu sekali, saya mohon bapak dapat meberi perkiraan biaya membuat master plan pembangunan IT mohon kirim ke email saya: novedy@yahoo.co.id trims salam IT.