Kenapa butuh Master Plan Pengembangan Sistem Informasi?

Dear all,

Selasa tgl 14 Nov lalu saya dan asisten pergi ke Semarang dalam rangka bertemu dengan direksi dari suatu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan. Tujuan dari meeting tersebut utk membicarakan pembuatan Master Plan Pengembangan Sistem Informasi (SI) bagi perusahan tersebut. Seperti biasa, kami ingin mendapatkan masukan sebanyak mungkin mengenai keinginan dari pihak manajemen tentang Sistem Informasi tersebut. Tapi yang lebih penting lagi adalah bagaimana Visi dan Misi perusahaan bisa diterjemahkan dengan baik di dalam Master Plan SI tersebut.

Banyak kasus yang terjadi di lapangan, perusahaan/organisasi tidak mempunyai Master Plan SI dan langsung mengembangkan Sistem Informasi (SI) dengan bantuan Staff TI internal maupun dengan Vendor (external). Kemudian yang terjadi adalah suatu pengembangan Sistem yang sifatnya tambal sulam. Ketika ada suatu kebutuhan baru, maka dibuatlah satu solusi utk kebutuhan tsb. Dalam jangka pendek, sepertinya terjawablah masalah tsb, tapi dalam jangka panjang akan terlihat ketidakselarasan integrasi informasi antar bagian/divisi. Sehingga pihak manajemen akan sangat sulit sekali untuk bisa memanfaatkan output dari sistem tsb. Belum lagi, para staff yang sehari-hari menggunakan sistem tsb akan merasa kesulitan karena sistem hanya bisa mengakomodasi kebutuhan mereka saja.

Hal itu mengakibatkan sering ditemuinya pulau-pulau SI di suatu perusahaan, dan jika perusahaan berkembang lebih besar, semakin sulit untuk mengintegrasikan antar sistem tsb. Lebih parah lagi, ada juga suatu divisi/bagian dari perusahaan tsb yang merasa kecewa dg sistem yg disediakan perusahaan dan mereka membeli/mengembangkan sendiri sistem utk kebutuhan mereka saja. Hal ini menyebabkan koordinasi dan kontrol ke sistem semakin sulit bagi pihak manajemen. Saya berkali-kali menemui kasus dimana kami harus melakukan Reverse Engineering untuk bisa memahami apa dan bagaimana SI itu bekerja di suatu perusahaan, dengan tujuan utk bisa membuat Master Plan karena pihak Manajemen maupun User sudah menyerah pada kondisi yang ada. Suatu hal yang sulit dan menantang untuk bisa membongkar, menganalisa dan menyusun ulang satu SI yang sudah berjalan cukup lama.

Untuk itu, sangat terasa pentingnya kita dalam membuat Master Plan sebelum mengembangkan suatu sistem. Dapat dianalogikan bahwa sangat riskan kalau kita membangun rumah tanpa gambar rencana pembangunan, sehingga pada saat dipakai, tidak bisa memuaskan pemakainya. Bahkan kalau mau dikembangkan lagi, terjadi banyak masalah. Banyak tenaga dan biaya yang pasti akan dikeluarkan untuk membuat rumah kita menjadi 2 lantai, kalau pada awal pondasi-nya tidak disiapkan utk rumah 2 lantai. Begitu juga Sistem Informasi, tetap membutuhkan suatu perencanaan yang bagus di awal.

Tapi kenapa banyak perusahaan tidak mau membuat Master Plan SI? Karena pekerjaan ini bisa jadi pekerjaan yang sulit dipahami karena keterbatasan knowledge dr pihak manajemen thd SI, atau juga karena tidak merasa hal ini adalah hal penting. Lebih parah lagi, kalaupun punya Master Plan, pekerjaan ini diserahkan ke pihak pengembang sistem (vendor) sehingga Master Plan tsb hanya mengakomodir kepentingan vendor SI bukan menyesuaikan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Sehingga slth berjalan sekian tahun, terlihat SI mulai kerepotan menyesuaikan dengan kebutuhan2 perusahaan tsb.

Master Plan SI adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan SI di perusahaan tsb, yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan2 yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa susahnya kita menyesuaikan hal itu thd kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan. Tiap berapa bulan ada upgrade versi terbaru suatu software dengan fitur yang lebih bagus, ada hardware yang lbh cepat dan murah, dan lain2nya. Begitu juga, ketika perusahaan berkembang lebih besar atau lebih kecil, merger atau akusisi, dan isu-isu lain, apakah SI mampu mengikuti hal2 tsb?

Demikian sedikit uneg2 saya, karena sering gemes juga kenapa banyak perusahaan/organisasi baik yang profit-oriented maupun nirlaba termasuk pemerintahan, tidak menganggap penting terhadap kebutuhan pengembangan Master Plan Sistem Informasi. Di lain waktu, saya akan cerita lagi hal-hal yang menarik ttg isu ini. Semoga bermanfaat buat pembaca.